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Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Gemäß DSGVO benötigen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit BPS Software. Wie bekomme ich den?

Für viele unserer Kunden sind wir als Auftragsverarbeiter tätig. Einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) muss nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jedes Unternehmen abschließen, das personenbezogene Daten im Auftrag – also von einem Dienstleister verarbeiten lässt. Bislang war dieses Dokument Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag oder ADV-Vertrag bekannt.
Als Service für unsere Kunden können Sie sich unseren AV-Vertrag hier herunterladen.

AV-Vertrag herunterladen (am PC ausfüllbare PDF-Datei)

AV-Vertrag herunterladen (PDF-Datei)

Schicken Sie bitte zwei vollständig ausgefüllte und unterschriebene Verträge an:

BPS Software GmbH & Co. KG
Ignatz-Wiemeler-Str. 22
49477 Ibbenbüren

Sie erhalten dann in Kürze Ihre Ausfertigung von uns unterschrieben zurück.

Laut DSGVO haben Kunden ein Auskunftsrecht über bei mir gespeicherte Daten. Wie kann ich solche Daten meinen Kunden zur Verfügung stellen?

Nach Artikel 15 DSGVO haben Kunden in der Tat ein entsprechendes Auskunftsrecht:

"Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten [...]"

Für diese Zwecke stellen wir Ihnen einen Report zur Verfügung, mit dem Sie in der Lage sind, die entsprechenden Kundendaten zu extrahieren und auszudrucken. Die hierfür notwendigen Installationsschritte erklären wir Ihnen hier.

 

Installation

Windows 7: Welche Version von BPS Bau / i-plus wird bei einer Installation unter Windows 7 (bzw. Windows Server 2008) benötigt?

Es ist mindestens die Version 5.0.9.4 erforderlich.

Sollten Sie noch eine ältere Programmversion einsetzen, können Sie dies mit WIndows XP, Windows Server 2003 oder älteren Betriebssystemen problemlos tun. Bei neueren Betriebssystemen stellen wir Ihnen gerne ein Update zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner finden Sie im Bereich "Kontaktadressen"

Welche Mindestanforderungen bzgl. der EDV-Anlage sind zu beachten?

BPS Systemvoraussetzungen

Fragen zum Programm

Wie können neue Mandanten angelegt werden?

Das Hilfsprogramm DB-Manager (Sie finden dieses Programm im Startmenu unter Programme/BPS Software/Hilfsprogramme) gibt es Funktionen für die Mandantenverwaltung. Neue Mandanten beziehen sich sowohl auf BPS Bau und andere Programme wie BPS BeBu oder BPS i-plus.

Das Programm startet recht langsam, auch das Öffnen von Projekten dauert lange. Kann evtl. ein Virenscanner diese Verzögerungen verursachen?

Virenscanner können tatsächlich für diese Verzögerungen verantwortlich sein. Grundsätzlich können die Datenbankdateien von BPS-Programmen keine Viren enthalten, da sie keinen ausführbaren Code enthalten. Der Virenscanner sollte also so konfiguriert sein, dass diese Dateien nicht überwacht werden. Wird die Überwachung der BPS-Datenbankdateien abgeschaltet, sollte das Programm auch wieder mit der gewohnten Geschwindigkeit arbeiten.
Aus den vorgenannten Gründen sollten Dateien mit den folgende Dateiendungen im BPS-Datenverzeichnis nicht vom Virenscanner geprüft werden:
*.db
*.mb
*.val
*.px
*.xg?
*.xh?
*.yg?
*.yh?

Wie kann eine Druckausgabe (z.B. ein Angebot oder eine Rechnung) in eine Datei gedruckt werden, sodass diese per eMail versendet werden kann?

Mit i-plus haben Sie die Möglichkeit, Druckausgaben direkt aus dem Programm heraus zu versenden. Benutzen Sie dazu einfach die Schaltfläche senden. Die Druckausgabe wird zunächst als PDF-Datei erstellt und dann an die eMail angehängt.
Ohne i-plus haben Sie die Möglichkeit, jede Druckausgabe in eine PDF-Datei umzuleiten. Gehen Sie dazu auf die Schaltfäche "Drucken" (ggf. zweimal) und markieren Sie die Checkbox "In Datei drucken". Wählen Sie dann noch die Option "PDF Export" aus. Im zweiten Eingabefeld steht, wo das Programm die PDF-Datei abspeichern wird. Diese Datei können Sie dann mit Ihrem eMail-Programm versenden.
Für alle anderen Dateitypen (z.B. Excel, HTML etc.) sind spezielle Reporttemplates erforderlich. Sie können nicht ohne weiteres benutzt werden.

Lizensierung

Unser Wartungsvertrag wurde um ein Jahr verlängert. Daher habe ich von BPS Software einen neuen Lizenzschlüssel erhalten. Was muss ich mit diesem neuen Lizenzschlüssel machen?

Geben Sie den neuen Lizenzschlüssel bitte unverzüglich im Menu unter Datei\Verwaltung\Lizenzen ein.
Sollte der genannte Menupunkt bei Ihnen nicht erscheinen, liegt es daran, dass Sie nicht über ausreichende Berechtigungen verfügen. Melden Sie sich dazu mit dem Benutzernamen SYSOP an oder wenden Sie sich an den EDV-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen.

Wir haben ein neues Modul erworben und von BPS Software einen neuen Lizenzschlüssel erhalten. Muss ich nun die gesamte Software neu installieren?

Geben Sie den neuen Lizenzschlüssel zunächst im Menu unter Datei\Verwaltung\Lizenzen ein. Das Programm wird Ihnen mitteilen, wenn eine Neuinstallation erforderlich ist. Sollte dies der Fall sein, erhalten Sie nach der Eingabe des Schlüssel eine entsprechende Meldung.
Achten Sie bei der Neuinstallation der Software bitte darauf, dass Sie die CD mit der richtigen Versionsnummer verwenden.
Sollte die Meldung nicht erscheinen, reicht es, dass Programm neu zu starten. Sie können unmittelbar danach das neue Modul nutzen.
Sollte der oben genannte Menupunkt bei Ihnen nicht erscheinen, liegt es daran, dass Sie nicht über ausreichende Berechtigungen verfügen. Melden Sie sich dazu mit dem Benutzernamen SYSOP an oder wenden Sie sich an den EDV-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen.

Können BPS-Anwendungen außerhalb der Firma auf Notebooks genutzt werden?

Ja! Hier gibt es grundsätzlich verschiedene Herangehensweisen:

Die benötigten Programme werden zusätzlich auf dem Notebook installiert. Ebenfalls wird auf dem Notebook eine lokale Datenbank eingerichtet. Mit dem Hilfsprogramm NBUpdate können Stammdaten vom Server auf das Notebook kopiert werden. Projekte, die unterwegs benötigt werden, können mit der Pack&Go-Funktion vom Server auf das Notebook und zurück transferiert werden.
Eine weitaus sicherere Lösung bieten Terminal- bzw. Citrixserver. Hier kann sich der Notebook-Benutzer per DSL- oder per UMTS-Datenkarte nahezu von jedem Ort aus online auf dem Server einloggen und online arbeiten, als befinde er sich im Büro.
Der große Vorteil dieser Lösung ist, dass Ihre Firmendaten immer auf Ihrem Server in der Firmenzentrale bleiben, und nicht auf einem Notebook quer durch Deutschland transportiert werden und schlimmsten Falls Unbefugten in die Hände fallen könnten, falls das Notebook abhanden kommt.
Noch sicherer sind Ihre Daten auf der Business-On-Demand-Plattform unserer Partnerfirma soft-up. Hier werden ihre BPS-Datenbanken in einem hochsicheren Rechenzentrum verwaltet. Datensicherheit und Datensicherung sind absolut gewährleistet. Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt - wenn Sie möchten weltweit - über die bewährte Citrix-Technologie.

Wenn Sie Interesse an einer der Lösungsmöglichkeiten haben, melden Sie sich bitte bei uns.