BAUdigital: das DMS für den Bau mit Mehrfachnutzen
Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist nicht mehr zeitgemäß. Die Lösung? BAUdigital
Rechnungsverarbeitung mit BAUdigital abwickeln
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen stellt Bauunternehmen vor große Herausforderungen – häufige Kürzungen, nachträgliche Anpassungen und die neue E-Rechnungspflicht erfordern eine lückenlose Dokumentation und transparente Freigabeprozesse.
In der Baubranche, wo jede Rechnung sorgfältig geprüft und oft angepasst werden muss, zahlt sich der Einsatz einer spezialisierten Software besonders aus. Mit BAUdigital entscheidest Du Dich für eine intelligente Dokumentenmanagement-Lösung, die Eingangsrechnungen automatisch erfasst, prüft und den gesamten Freigabeprozess – von der Buchhaltung über die Bauleitung bis zur Geschäftsführung – digital abbildet.
Mit BAUdigital lassen sich Dokumente:
- unkompliziert strukturieren,
- garantiert GoBD konform archivieren und
- jederzeit einsehen sowie zielgerichtet abrufen.
Funktionen vom DMS für die Baubranche im Überblick
Rechnungen per E-Mail
Der digitale Rechnungseingang per Mail ist mittlerweile Standard – eine automatisierte Verarbeitung ist daher von entscheidender Bedeutung. BAUdigital ruft Eingangsrechnungen automatisch aus einer definierten E-Mail-Adresse ab und verarbeitet die Anhänge direkt im Workflow weiter. Die Original-E-Mail wird dabei rechtssicher archiviert, während die Rechnungsdaten direkt in den Freigabeprozess einfließen.
Rechnungen per Post
Auch wenn Papierrechnungen zunehmend der Vergangenheit angehören, versenden viele Lieferanten ihre Rechnungen nach wie vor noch per Post. BAUdigital wandelt eingescannte Rechnungen automatisch in durchsuchbare PDF-Dateien um und ermöglicht so sowohl eine maschinelle Weiterverarbeitung als auch eine bequeme Volltextsuche im Archiv.
Auslesen der Eingangsrechnungen
Die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. BAUdigital kombiniert OCR-Erkennung mit künstlicher Intelligenz, um alle relevanten Informationen wie Rechnungssteller, Datum oder Beträge automatisch auszulesen. Das System lernt fortlaufend dazu und erkennt wiederkehrende Lieferanten selbstständig.
Zahlungskonditionen
Jeder Lieferant hat seine Besonderheiten bei Konditionen und Abrechnungsmodalitäten. BAUdigital speichert alle relevanten Informationen wie Nachlässe, Einbehalte, Skonti oder Zahlungsziele pro Kreditor und Gewerk. Diese Voreinstellungen beschleunigen die Rechnungsprüfung erheblich und sorgen für eine einheitliche Bearbeitung.
E-Rechnungsformate
Die gesetzliche E-Rechnungspflicht erfordert die Verarbeitung verschiedener elektronischer Formate. BAUdigital verarbeitet sowohl ZUGFeRD-Rechnungen mit visuellem PDF als auch reine XML-Datensätze der XRechnung. Bei reinen XML-Dateien erstellt das System automatisch ein visuelles Dokument zur einfacheren Prüfung.
Tipp: Als Nutzer von bps bau kannst Du E-Rechnungen mit dem entsprechenden Baustein problemlos empfangen, verarbeiten und versenden.
Revisionssichere Archivierung
BAUdigital verfügt über ein leistungsstarkes digitales Archiv, das die Papierablage vollständig und gesetzeskonform ersetzt. Dank ausgefeilter Verschlüsselung können steuerrelevante Daten nicht nachträglich verändert oder unbefugt eingesehen werden. Sämtliche Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Baudokumentationen werden automatisch nach vordefinierten Kriterien abgelegt und sind jederzeit auch mobil verfügbar. Das System informiert Dich automatisch per E-Mail über neue Belege und ermöglicht durch die integrierte Volltextsuche einen blitzschnellen Zugriff auf archivierte Dokumente. Dieser Baustein erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen nach HGB, AO uvm.
Revisionssichere Archivierung
Schnittstellen für Bausoftware
Rechnungsverarbeitung leicht gemacht – mit BAUdigital
- Integrierter Workflow: Steuere Deine Rechnungsbearbeitung mit dem intelligenten Workflow-Manager, von der ersten Erfassung bis zur finalen Freigabe. Belege werden automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet, sodass diese stets den Überblick über zu prüfende Belege haben. Dabei wird jeder Bearbeitungsschritt transparent dokumentiert. Das System unterstützt das Vier-Augen-Prinzip und ermöglicht die direkte Rücksendung fehlerhafter Belege.
- Korrektur auf Positionsebene: Passe Rechnungspositionen direkt im System hinsichtlich Menge, Preis und Buchungskonto an. Das System berechnet Summen automatisch neu, protokolliert sämtliche Änderungen und erzeugt einen Korrekturbeleg, der an den Lieferanten übermittelt wird – für mehr Effizienz im Projektverlauf.
- Gleichzeitige Rechnungsprüfung: Arbeite gleichzeitig mit mehreren Kollegen an der Prüfung einer umfangreichen Rechnung. Einzelne Positionen einer Rechnung können verschiedenen Personen zur Prüfung zugewiesen werden. Das ist insbesondere bei Sammelabrechnungen wichtig. Das sorgt für kürzere Prozesse und spart Zeit.
- Mobiler Zugriff: Nutze BAUdigital als mobilen Begleiter auf der Baustelle – dank HTML5 ist die Verwendung auf jedem Endgerät möglich. Prüfe und korrigiere Rechnungen direkt vor Ort oder füge Fotos als Dokumentation hinzu.
- Dashboard: Behalte den Überblick mit dem intuitiven Dashboard, das Dir alle wichtigen Kennzahlen visualisiert. Von monatlichen Rechnungssummen über Top-Lieferanten bis hin zu anstehenden Skontoterminen – mit BAUdigital analysierst Du Deine Projekte gezielt nach verschiedenen Kriterien.
- Dokumentenablage: Archiviere Deine Dokumente vollautomatisch nach vordefinierten Kriterien. BAUdigital übernimmt die Benennung sämtlicher Dokumente und speichert sie revisionssicher entsprechend den gesetzlichen AufbewahrungsFristen.
- Intelligente Belegvorbereitung: Bereite Belege optimal für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung vor. BAUdigital ermöglicht die automatische Zuordnung wichtiger Informationen wie Projektnummer, Rechnungsart und Buchungskonto. Die Verschlagwortung erfolgt dabei nach vordefinierten Kriterien, sodass alle Belege einheitlich und nachvollziehbar in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden können.
- Volltextsuche: Finde jedes Dokument dank vielseitiger Suchmöglichkeiten und leistungsfähiger Texterkennung in Sekundenschnelle. Erstelle individuelle Suchvorlagen für wiederkehrende Abfragen oder nutze die intelligente Filterung nach Projekten, Lieferanten und Zeiträumen.
BAUdigital mit weiteren Softwares verbinden & wertvolle Synergien erschließen
Durch die Anbindung von BAUdigital an weitere Softwarelösungen wie bps bau, bps finance oder DATEV lässt sich der Verwaltungsaufwand in Deinem Unternehmen erheblich reduzieren. Per Mausklick oder Tastenkombination kannst Du Dir sämtliche Dokumente zu einem Auftrag, Bauprojekt oder Kunden direkt anzeigen lassen. Ausgangsbelege wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen werden beim Ausdruck direkt in BAUdigital abgelegt. Besonders praktisch: Gescannte Lieferscheine oder Produktionsbelege werden per Barcode automatisch den entsprechenden Vorgängen zugeordnet, während das System den vorhandenen Datenbestand abgleicht. Die Schnittstellen lassen sich dabei mit minimalem Aufwand an Deine individuellen Anforderungen anpassen – für maximale Effizienz in allen Geschäftsprozessen.
Von bps bau oder bps finance aus direkt ins digitale Archiv: BAUdigital ist eine intelligente Archivlösung und nachhaltig sinnvolle Ergänzung zu unserer Bausoftware. Aus bps bau heraus werden alle Druckausgaben automatisch archiviert, indiziert und verschlagwortet. Die Schlagwortsuche ist ein echter Mehrwert! Damit bringst Du komplette Bauprojekte, Vorgänge oder einzelne Dokumente schnell wieder ans Licht.
Während Du mit BAUdigital alle Aufgaben rund um die Rechnungsverarbeitung erledigst, übernimmt bps bau die weitere betriebswirtschaftliche Steuerung Deiner Projekte. Unsere Komplettlösung ermöglicht die unkomplizierte Abwicklung von Angebotskalkulation, Soll-/Ist-Vergleich, Abrechnung uvm. Mit bps bau digitalisierst Du Schritt für Schritt alle relevanten Prozesse in Deinem Bauunternehmen.
Im Basis-Baustein sind enthalten
- Suchfunktion
- Elektronische Rechnungen rechtssicher und einfach aufbewahren sowie versenden (revisionssichere Archivierung)
- Dokumente importieren
- Dokumente bearbeiten: digitale Notizen, Anmerkungen, Markierungen
zeitsparend und nachhaltig wirtschaftlich
Noch Fragen zu BAUdigital? Hier findest Du Antworten
Was kann bps bau, das meine jetzige Bausoftware nicht kann?
Dank jahrzehntelanger Branchenerfahrung ist bps bau DIE Lösung für kleine und mittelständische Bauunternehmen. Weil es modern und anwenderfreundlich ist, arbeiten Du und Dein Team gerne und effizient mit bps bau. Keine Insellösungen und nie mehr manuelle Datenübertragung! Da wir schon heute an die Anforderungen von morgen denken, entwickeln wir bps bau stetig weiter. So bist Du auf neue Standards vorbereitet und kannst das Potenzial neuer Technologien, z. B. künstliche Intelligenz, voll ausschöpfen.
Warum brauche ich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Die GoBD schreibt klare Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten vor. Um diese einzuhalten, ist eine speziell dafür entwickelte Software nötig – nur ein physischer Aktenordner ist zum Beispiel nicht mehr gesetzeskonform. Mit einem DMS für die Baubranche bist Du auf der sicheren Seite.
Außerdem kannst Du mit BAUdigital jederzeit Deine Dokumente schnell und ohne langes Suchen einsehen. Dank individueller Workflows und KI-Belegerkennung läuft Deine Rechnungsverarbeitung zudem schnell und fehlerfrei
Welche Dokumente sind für die Dokumentation auf dem Bau wichtig?
Im Baugewerbe fallen täglich verschiedene Dokumente an, die es aufzubewahren gilt. Wichtig sind betriebswirtschaftliche Unterlagen wie Rechnungen und Lieferscheine (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre), Bauverträge und Nachträge (30 Jahre), technische Dokumentationen wie Baupläne und Statikberechnungen (gesamte Lebensdauer des Bauwerks), Bautagebücher und Aufmaße (10 Jahre) sowie Qualitätsnachweise und Zertifikate (Gewährleistungsdauer plus 5 Jahre). Mit BAUdigital archivierst Du all diese Dokumente revisionssicher und findest sie dank Volltextsuche jederzeit wieder.
Lässt sich BAUdigital mit anderen Softwarelösungen integrieren?
Kann ich mit BAUdigital auch E-Rechnungen archivieren?
Ist Eure Software auch für kleine Bauunternehmen geeignet? Können kleine Unternehmen sie sich leisten?
Muss ich gleich das ganze System kaufen?
Unsere Lösungen sind ist modular aufgebaut, sodass Du genau das bekommst, was Du brauchst. In einer unverbindlichen Beratung findest Du heraus, welche Bausteine Du benötigst. Und wenn sich das in Zukunft mal ändern sollte, ändert sich das Programm mit Dir! Denn Funktionen können jederzeit ergänzt werden.
Gibt es BAUdigital auch in der Cloud?
Ja, all unsere Lösungen lassen sich auch hosten. Mit dem Hosting auf dem bps Cloud Server übergibst Du alle Serverfragen in die Hände der Experten. Gemeinsam mit unserem Partner mitteldeutsche IT bieten wir sorgenfreies, DSGVO-konformes Hosting auf ausschließlich deutschen Servern an.
Außerdem hast Du immer die Möglichkeit, bps finance von der Cloud auf Deinen eigenen Server umzuziehen und andersherum.
Wer ist die Ansprechperson für Schulungen und Support?
Bei uns bekommst Du alles aus einer Hand. Von Beratung über Implementierung und Schulung bis hin zum Support sind wir bei Fragen zu allen Programmen für Dich da.
