XRechnung oder ZUGFeRD: Was brauchen Bauunternehmen?
Seit der E-Rechnungspflicht müssen Bauunternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, und spätestens ab 2028 auch versenden. In Deutschland haben sich dafür XRechnung und ZUGFeRD durchgesetzt. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau, Lesbarkeit und Einsatzbereich. In diesem Artikel erfährst Du, worin die Unterschiede liegen und welches Format zu welchem Auftraggeber passt.
Was haben XRechnung und ZUGFeRD gemeinsam?
Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Pflichtangaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie die Daten strukturiert sein müssen. Ob Du eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung erstellst, spielt für die gesetzliche Anerkennung keine Rolle, denn beide Varianten erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Entscheidend ist in beiden Fällen der strukturierte XML-Datensatz. Erst durch ihn kann die empfangende Software die Rechnungsdaten automatisch auslesen, prüfen und weiterverarbeiten. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung per E-Mail enthält diesen Datensatz nicht und gilt deshalb seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Wer seine Rechnungen bisher als PDF versendet hat, muss also auf eines der beiden Formate umstellen.
Wie unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?
Die Formate teilen dieselbe Norm, unterscheiden sich aber in Aufbau, Lesbarkeit und Einsatzbereich.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
| Format | reiner XML-Datensatz | PDF mit eingebettetem XML (hybrid) |
| Menschenlesbar | nein, nur mit Anzeigeprogramm | ja, jedes PDF-Programm reicht |
| Maschinenlesbar | ja | ja |
| Öffentliche Auftraggeber (B2G) | vorgeschrieben | nur als ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRechnung |
| Zwischen Unternehmen (B2B) | möglich | empfohlen |
| Anlagen einbetten | direkt per Base64 | zweistufiger Prozess mit Formatbeschränkungen |
| Versand über PEPPOL | ja | nein |
Für den Alltag im Baugewerbe bedeutet das: Dein Auftraggeber entscheidet. Öffentliche Vergabestellen fordern in der Regel XRechnung, oft zusammen mit einer Leitweg-ID. Im B2B-Geschäft mit Nachunternehmern, Baustoffhändlern und Planern ist ZUGFeRD die gängigere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware öffnen und lesen kann. Wenn Du beide Auftraggebertypen bedienst, brauchst Du eine Software, die beide Formate aus derselben Datenbasis erzeugen kann.
Wie wähle ich das richtige Format für mein Bauunternehmen?
Die Antwort hängt davon ab, für wen Du baust. Im Wesentlichen gibt es drei Konstellationen.
- Öffentliche Auftraggeber: Kommunen, Landesbetriebe und der Bund verlangen in der Regel XRechnung, festgelegt über die Besonderen Vertragsbedingungen. Zusätzlich brauchst Du eine Leitweg-ID, die den Rechnungsempfänger innerhalb der Verwaltung eindeutig identifiziert. Ohne diese ID wird Deine Rechnung am Eingangsportal abgewiesen, noch bevor sie inhaltlich geprüft wird. Die Leitweg-ID erhältst Du von Deinem Auftraggeber, üblicherweise zusammen mit den Auftragsdaten.
- B2B-Geschäft: Im Rechnungsaustausch mit Nachunternehmern, Baustoffhändlern oder Planenden ist ZUGFeRD sinnvoller. Dein Gegenüber öffnet die Rechnung als normales PDF und kann sie sofort lesen, während die eingebetteten XML-Daten im Hintergrund für die automatische Verarbeitung sorgen. Gerade bei kleineren Nachunternehmern, die noch keine eigene E-Rechnungssoftware im Einsatz haben, vermeidet das Rückfragen und Verzögerungen.
- Gemischte Auftragslage: Die meisten Bauunternehmen im Hoch-, Tief- und Straßenbau bedienen beide Auftraggebertypen und brauchen deshalb eine Software, die beide Formate aus derselben Projektdatenbasis erzeugen kann. In bps bau wählst Du das Format bei der Rechnungsausgabe und arbeitest dabei mit denselben Kalkulationsdaten, Aufmaßen und Positionen.
Welche Besonderheiten gelten für E-Rechnungen im Baugewerbe?
Im Bau läuft die Abrechnung selten über eine einzige Rechnung. Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Nachträge, Sicherheitseinbehalte und am Ende die Schlussrechnung folgen oft über Monate aufeinander. All diese Rechnungsarten müssen im strukturierten XML-Teil der E-Rechnung abgebildet sein.
Abschlags- und Schlussrechnungen korrekt verknüpfen
Besonders bei der Schlussrechnung kommt es darauf an, dass nachvollziehbar bleibt, welche Abschläge bereits gestellt und welche Beträge bereits vereinnahmt wurden. Wenn diese Verknüpfung fehlt oder nur als Freitext vorliegt, kann der Auftraggeber die Rechnung als nicht prüffähig zurückweisen.
Reverse Charge nach § 13b UStG im XML abbilden
Bauleistungen fallen häufig unter die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Dann stellst Du ohne deutsche Umsatzsteuer aus, und Dein Auftraggeber versteuert den Umsatz selbst. Der Reverse-Charge-Hinweis muss dabei korrekt im strukturierten Datensatz erscheinen. Es reicht nicht, ihn als Textzeile auf das PDF zu schreiben, weil die empfangende Software nur den XML-Teil automatisch ausliest. Prüfe deshalb bei Deiner Software, ob sie die Steuerschlüssel für Bauleistungen sauber in das XML überträgt.
Gut zu wissen: Leistungsverzeichnis und Aufmaß als Anlage
Ein verbreiteter Irrtum ist, dass jede einzelne LV-Position als XML-Zeile in die E-Rechnung muss. Laut BMF-Schreiben genügt es bei Bauleistungen, die einzelnen Gewerke mit ihren Summen im strukturierten Teil anzugeben. Die detaillierte Aufstellung nach Leistungsverzeichnis darfst Du als menschenlesbare Anlage beifügen, solange der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben selbst müssen allerdings vollständig im XML stehen.
E-Rechnungen empfangen und archivieren
Die Pflicht gilt in beide Richtungen. Deine Nachunternehmer, Baustoffhändler und Gerätevermieter werden Dir ebenfalls E-Rechnungen schicken, und Du musst sie annehmen, prüfen und revisionssicher archivieren können. Archiviert wird dabei immer das strukturierte Original. Bei ZUGFeRD bedeutet das: Du bewahrst die gesamte Hybrid-Datei auf, nicht nur die PDF-Ansicht. Die Aufbewahrungsfrist liegt bei acht Jahren, und die Ablage muss GoBD-konform und unveränderbar sein. Mit dem Baustein revisionssichere Archivierung im Bau in BAUdigital bewahrst Du E-Rechnungen GoBD-konform auf und verknüpfst sie direkt mit dem Projekt in bps bau.
Du suchst eine E-Rechnungslösung für Dein Bauunternehmen?
In bps bau erstellst Du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus der Bauabrechnung. Abschläge, Nachträge und Schlussrechnungen bleiben dabei korrekt verknüpft, und über die Unifiedpost-Anbindung automatisierst Du den Versand auf Wunsch vollständig.
Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?
Nicht jede ZUGFeRD-Datei erfüllt automatisch die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, weil erst ab dieser Version der XML-Teil vollständig der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ältere Fassungen wie ZUGFeRD 1.0 übertragen zu wenige Pflichtangaben und gelten deshalb nicht als gültige E-Rechnung.
Innerhalb von ZUGFeRD 2.x gibt es außerdem verschiedene Profile, die den Detailgrad der strukturierten Daten bestimmen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL übertragen nur einen Teil der Pflichtangaben und reichen für die E-Rechnungspflicht nicht aus. Du brauchst mindestens das Profil BASIC, besser COMFORT oder EXTENDED, damit alle Rechnungsangaben vollständig im XML-Teil landen.
Ein Sonderfall ist ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRechnung. Diese Variante erzeugt eine rein strukturierte XML-Datei ohne PDF-Komponente und wird von öffentlichen Auftraggebern als XRechnung akzeptiert. Wenn Du also sowohl für Behörden als auch im B2B-Geschäft mit einem einzigen Formatstandard arbeiten möchtest, ist dieses Profil eine Möglichkeit.
XRechnung und ZUGFeRD in bps bau erstellen
In unserer Bausoftware bps bau erzeugst Du beide Formate direkt aus der laufenden Bauabrechnung. XRechnungen erstellst Du als Standardfunktion ohne zusätzliches Modul. Du legst Deine Abschlags- oder Schlussrechnung wie gewohnt an, wählst bei der Ausgabe das Format XRechnung und exportierst die fertige XML-Datei. Den Versand übernimmst Du anschließend per E-Mail oder über das Portal Deines Auftraggebers. Wenn Du den Versand automatisieren möchtest, buchst Du das Mailing-Modul dazu und verschickst XRechnungen direkt aus bps bau.
Für ZUGFeRD und weitere Anforderungen wie den automatischen Portalversand steht Dir die Integration mit Unifiedpost zur Verfügung. Du druckst Deine Rechnung wie gewohnt aus bps bau, und Unifiedpost wandelt sie automatisch in das gewünschte Format um und übernimmt den Versand. Auch der klassische Postweg ist über diesen Weg möglich.
Weil beide Wege auf denselben Projektdaten, Kalkulationen und Aufmaßen aufbauen, erfasst Du jede Rechnung nur einmal und wählst lediglich den Ausgabekanal.
